SECRETARIA A ASISTENTE DE GERENCIA

EL POR QUÉ DE LA EVOLUCION...

Gloria Meza Camargo

Presidenta

Asociación Nacional de Secretarias del Sector Salud

 

La administración moderna enfoca a las empresas e instituciones como organismos dinámicos en permanente evolución, dentro de un mundo globalizado y de alta competitividad; cuya estructura organizativa deviene en versátil y altamente tecnológica, exigiendo de las profesiones y oficios, así como de las personas que las desarrollan, paridad en la evolución.

Las funciones que viene desempeñando la secretaria, denominada hoy Asistente de Gerencia, viene respondiendo perfectamente a la necesidad evolutiva de comienzos del tercer milenio: la secretaria actual no hace lo mismo que hacía décadas atrás, ni lo que hará las que la sucedan en el futuro.

La globalización y el alto desarrollo de tecnologías, exigen de la persona en su relación con su institución, no solo conocimientos para el puesto que desempeña, sino una visión más amplia y un compromiso que facilite su aporte cualitativo y diferencial.

El cambio cualitativo de Secretaria a Asistente de Gerencia, así como el       aporte diferencial de las personas que lo desempeñan, ya se dio en los últimos años del milenio pasado, acentuándose en el presente. Para sustentarlo demos una mirada atrás...

"ANTECEDENTES HISTÓRICOS"

Si queremos encontrar los antecedentes más remotos de la función secretarial, es muy probable nos perdamos en la historia; lo cierto es que los grandes personajes, reales e imaginarios, siempre han tenido al lado una persona que se encargaba de ciertas funciones:guardarles sus secretos, asistirlos, apoyarlos, facilitarles el logro de sus objetivos. Uno de los más famosos y guardando las distancias, sea probablemente

Sancho Panza

Con el paso de los años y los siglos, las funciones fueron casi las mismas; lo que fue cambiando fueron los objetivos de los jefes y de las instituciones para quienes se trabajaba.

En el Perú, los años caracterizados por una crisis económica y muchos hogares sin padres a consecuencia de la guerra con Chile, condicionaron a la mujer-jefe de familia, a buscar alternativas de trabajo.Se producía en aquellas épocas el incremento del comercio con el exterior, así mismo se dieron los primeros pasos con relación a la instrucción femenina, lo que motivó a que algunas casas comercialesadmitieran en sus oficinas a mujeres como personal de confianza.

En estos años la secretaria cumplía tareas centradas en casi únicamente: tomar dictado de sus jefes para después traducirlos en documentos presentados a máquina y proceder a su envío, así como recepcionar y archivar los que a la oficina llegaban.

Con el desarrollo de la industria y el comercio, el trabajo se fue haciendo cada vez más complejo, exigiendo de los trabajadoresmejor y mayor entrenamiento así comoespecialización. Las empresas demandaban más y mejores secretarias.Y respondiendo a esta demanda, se crean centros educativos especializados en la formación secretarial.Las egresadas de estos centros técnico-académicos van desplazando a las trabajadoras empíricas.

En lo s años 70.Se da paso a la Secretaria Ejecutiva o de Gerencia que desarrolló nuevas tareas además de tomar nota y redactar documentos, sugiere y toma decisiones sobre ciertos aspectos en el manejo de la oficina, concerta citas, prepara reuniones, atiende clientes, etc.

LA ASISTENTE DE GERENCIA, RESPUESTA AL NUEVO MILENIO

El término secretaria, que tenía su asidero en "quien mantenía el secreto",deviene en insuficiente y su catalogación dentro de los niveles ocupacionales no es ya el adecuado; a pesar que debería ser considerado como privilegio; no es fácil encontrar alguien que tenga la capacidad de guardar un secreto.

Actualmente, la llamada secretaria se ha convertido en un elemento articulador de suma importancia entre quien dirige y losdemás; llámense clientes internos o externos.

Alvin Toffler, sostiene en su obra “LA TERCERA OLA”(cap. 26, sobre el nuevo trabajador) la muerte de la secretaria. Debido a los adelantos tecnológicos; ya los jefes no necesitan como antes una persona que tome dictado y que escriba a máquina, que archive y remita la documentación, esto ya se viene haciendo a través de la computadora, por correo electrónico e Internet, muchas veces con mayor velocidad.

En contrapartida podemos decir que la Secretaria no ha muerto, sino ha evolucionado,como una respuesta positiva a las exigencias de la Administración modernade inicios del tercer milenio caracterizados por la globalización, la alta tecnología y la competitividad creciente. La secretaria ha dado un salto cualitativo como resultado del crecimiento personal y profesional, dando lugar a la Asistente de Gerencia!.

Como verán, si comparamos,desde el siglo pasado las funciones siguen siendo las mismas: Asistir, ayudar, apoyar, facilitar, acompañar. Más las Funciones Administrativas: Planear, organizar, ejecutar, entrenar y motivar.

Es así que en los últimos años hemos venido ganando"" funcionescualitativas en nuestro quehacer cotidiano, para lo cual ha sido necesario estar capacitándose permanentemente a fin de alcanzar un desarrollo integral, pero siempre en base a principios y valores éticos.

Nos damos cuenta , entonces, que las funciones que hoy venimos desempeñando, escapa a las tradicionales"" funciones de apoyo, abordando también ""funciones ejecutivas y de asesoría, convirtiéndonos en personas (multifuncionales y polivalentes).

En la actualidad la Asistente de Gerencia, también opina sobre la marcha de la empresa, y sin pecar de vanidad muchas veces con mayor conocimiento de causa, ya que por nuestra función nos conlleva a ser las más informadas; y por que también nos convertimos en receptoras de las opiniones, quejas, intensiones y aspiraciones de las diversas personas y áreas que las componen, también tenemos oportunidad directa de sugerir las mejoras necesarias que podrían tomarse en cuenta para la buena marcha de nuestra institución. Es decir tiene como papel principal su trabajo en la organización como un todo, asesorando directamente a uno o más ejecutivos de su institución y/o empresa, añadiéndose asía las funciones tradicionales, las funciones de Asesoría.

Asistente de Gerencia moderna, también toma decisiones por delegación expresa o tácita del Jefe en aspectos cotidianos o de moderada complejidad en la marcha de la empresa, en muchos casos y con pleno conocimiento de funcionabilidad, planea, organiza y dirige los servicios de secretaría, diseña e interpreta textos profesionales, registra y distribuye expedientes, redacta la correspondencia y la despache, realiza contactos internos y externos, facilita a la formación de equipos y los mantiene motivados, planea, dirige y participa de reuniones y eventos, facilita el relacionamiento entre jefes y personal en general, coordina informaciones y se encarga de intertmediar las relaciones entre empresas, clientes externos e intgernos, entre otros. Se suman entonces las Funciones Ejecutivas.

Por tanto, ser Asistente de Gerencia, es estar atenta a las modificaciones del mercado de trabajo,a la evolución de la profesión, a las necesidades de las empresas, a los cambios de valores, creencias, y comportamientos, e ir delante, o sea anticiparse a esos cambios automotivándose y desenvolviéndose a través de la actualización contínua, o sea, es tener la competencia técnica que el cargo exige, sumado a su competencia social.

¿Cómo se define a la Secretaria Ejecutiva/ Asistente de Gerencia?, Cuál es su Perfil?¿Cuáles son funciones?, ¿Es una carrera profesional?

Estas son algunas interrogantes que iremos respondiendo paulatinamente, a través de los siguientes números de nuestra revista, y en la cual la ANASSES viene trabajando a fin de alcanzar la profesionalización de la Secretaria/Asistente de Gerencia

¿Cómo se define a la Secretaria Ejecutiva/ Asistente de Gerencia ¿Cuáles son funciones?,Cuál es su Perfil?¿Es una carrera profesional?

Estas son algunas interrogantes que estamos respondiendo al primer número de nuestra revista y en la cual la ANASSES viene trabajando a fin de alcanzar la profesionalización de la Secretaria/Asistente de Gerencia

La Secretaria Ejecutiva /Asistente de Gerencia de hoy

El entorno social y empresarial del siglo XXI, exige de una Ejecutiva Secretarial con un nuevo perfil profesional, que se oriente ¡Hacia la Excelencia!

Las necesidades crecientes y la cada vez más difícil competencia por sobrevivir y ser los mejores, exigen a las empresas e instituciones nuevos y modernos enfoques organizativos capaz de adaptarse a los retos actuales y de proyectarse a los que con seguridad se irán presentando en estenuevo milenio.

La evolución organizacional también alcanza a todas las organizaciones, poniendo en prueba permanente a las diferentes funciones que en ellas se desarrollan, así como a las profesiones y oficios requeridos para cumplirlas. La mayoría han evolucionado, los que no lo hicieron simplemente han desaparecido. La globalización y el alto desarrollo de tecnologías, exigen de la persona en su relación con la institución, no solo conocimientos para el puesto en el que han sido contratados y/o nombrados, sino una visión más amplia y un compromiso que facilite su aporte cualitativo y diferencial.

Definición según el Diccionario:

TERMINOLOGIA :

ASISTIR: Hallarse cerca, acompañar a uno en un acto público. Cooperar: favorecer, cuidar, ayudar, estar departe de uno.

ASISTENTE: "Persona que asiste"

GERENTE El que dirige los negocios en una sociedad o empresa: Soluciona problemas, elige oportunidades, promueve cambios, adquiere compromisos.

Cómo se Define: Secretaria / Asistente de Gerencia?

Es la persona con formación profesional y con aptitudes y actitudes definidas, encargada de asistir personalmente al responsable de la gestión a fin de facilitar el logro de los objetivos institucionales.

Definición : propuesta del Congreso Nacional de Secretarias del Sector Salud – año 1999)

Cuales son sus Funciones?

Como verán, si comparamos desde el siglo pasado las funciones siguen siendo las mismas. Más las funciones administrativas, que hoy se vienen realizando.

Siglo XXI: Asistir, ayudar, apoyar, facilitar, acompañar, Además de las FUNCIONES ADMINISTRATIVAS:

Es así que en los últimos años hemos venido ganando funciones cualitativas en nuestro quehacer cotidiano, para lo cual ha sido necesario estar capacitándose permanentemente a fin de alcanzar un desarrollo integral, pero siempre en base a principios y valores éticos.

Nos damos cuenta , entonces, que las funciones que hoy venimos desempeñando, escapa a las tradicionales funciones de apoyo,abordando también funciones ejecutivas y de asesoría, convirtiéndonos en personas (multifuncionales y polivalentes).

En la actualidad la Asistente de Gerencia, también opina sobre la marcha de la empresa, y sin pecar de vanidad muchas veces con mejor conocimiento de causa, ya que por nuestra función somos la más informadas de nuestra oficina y empresa, (tenemos que leerlo todo obligatoriamente, verdad?) y por que también nos convertimos en receptoras de las opiniones, quejas, intensiones y aspiraciones de las diversas personas y áreas que las componen, también tenemos oportunidad directa de sugerir las mejoras necesarias que podrían tomarse en cuenta para la buena marcha de nuestras oficinas y/o empresas, añadiéndose asía las funciones tradicionales, las funciones de Asesoría.

La Asistente de Gerencia moderna, también toma decisiones por delegación expresa o tácita del Jefe en aspectos cotidianos o de moderada complejidad en la marcha de la empresa, en muchos casos y con pleno conocimiento de funcionabilidad de nuestras oficinas, se concerta citas, deriva documentos , solicita informes, prepara los proyectos de respuestas de la documentación recibida con pleno conocimiento de causa, y entre otros. Se suman entonces Funciones Ejecutivas.

La Secretaria Ejecutiva/ Asistente de Gerencia de hoy al asumir mayores responsabilidades, requiere de mayores conocimientos y el dominio de técnicas administrativas para optimizar su gestión y convertirse en una SEWCRETARIA EJECUTIVA/ASISTENTE DE GERENCIA. No solo como un cambio de nominación, sino en el hecho, como ya lo venimos desarrollando en muchas de nuestras instituciones.

Cual es su Perfil Profesional?

Debe:

SABER :Conocimientos

Administración General, Organización y métodos, Contabilidad, Economía Política, Matemáticas Financieras, Sociología, Psicología, RR.PP, y RR.HH, Estadística, Idiomas, Marketing, Cultura General

SABER: HACER: Dominio de medios y métodos, experiencias, habilidades:

Informática: Manejo de Equipos eléctricos y electrónicos de Oficina, Multimedia y audiovisuales, Correo electrónico e Internet, Archivo documentario, Kardex , Redacción Comercial, Herramientas de calidad total.

SABER – SER: Son las actitudes y comportamientos adquiridos:

Identificación y compromiso institucional: Lealtad, Discreción, Creatividad e Iniciativa, Autovaloración Positiva, Sentido de responsabilidad, disposición hacia el trabajo en equipo , Liderazgo, Vocación, Integridad y honestidad, Disposición para aprender.

SABER – APRENDER: Son las potencialidades a desarrollar:

Disciplinas relacionadas a la naturaleza de la institución.VISION, MISION, FINES Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES.

El compromiso institucional y la vocación de servicio que debemos tener como trabajador de salud, más aún cuando los objetivos del sector salud son:desarrollar un nuevo sistema de cuidado de la salud colectiva e individual, y desarrollar un nuevo sistema de gestión de los Servicios de Salud. Consideramos que trabajar en el Sector Salud constituye una dobe responsabilidad, ya que la vida y la salud de muchas personas dependerá de la efectividad con que realicemos nuestro trabajo, con eficiencia, calidad y calidez, con esa capacidad de dar (de amor al prójimo).

HACER SABER: Capacidad para capacitar en servicio al personal a su cargo

EL PRESENTE PERFIL DEBE ESTAR ACOMPAÑADO DE VALORES ETICOS Y MORALES , el que se logrará a través de un cambio de actitudes.

Qué se requiere para ello?,

Que sea una profesional :Con visión de futuroModernaMultifuncional /polivalenteCon capacidad de decisiónAgente del cambio Que sepa trabajar en equipoQue sea Líder.

Como puedo lograr esas cualidades y conocimientos para ejercer correctamente mi papel de Secretaria Ejecutiva y/o Asistente de Gerencia de Hoy?

Agregar valor a los procesos de trabajo.

Saber trabajar en equipo

Estar en disposición para colaborar

Ser consciente de la responsabilidad de tener acceso a un alto grado de informaciones

Dividir responsabilidades con los demás colegas

que no lleve problemas, sino que los resuelva, y que tenga capacidad para detectar problemas.

DEBE SER UNA PROFESIONAL QUE TENGA VISION GLOBAL DE LA EMPRESA DONDE TRABAJA. DEBE SER UNA LIDER.

Por tanto, ser Asistente de Gerencia, es estar atenta a las modificaciones del mercado de trabajo,a la evolución de la profesión, a las necesidades de las empresas, a los cambios de valores, creencias, y comportamientos, e ir delante, o sea anticiparse a esos cambios automotivándose y desenvolviéndose a través de la actualización contínua, o sea, es tener la competencia técnica que el cargo exige, sumado a su competencia social.

Como lo dice el Dr. Fischman en su publicación “El Camino del Lider”, el LIDERAZGO se logra cuando la persona emprende el camino trabajando su autoestima, creatividad, vision, equilibrio y capacidad de aprender; para luego lograr el lidergazgo interpersonal dominando la comunicación, aprendiendo a dirigir, a trabajar en equipo y a servir a sus seguidores. Sin embargo de dicha publicación otro punto importante para nosotras es el Trabajo en Equipo.

TRABAJO EN EQUIPO: En nuestra sociedad el trabajo en equipo no es una cualidad , pero si queremos entrar a la modernidad estos valores tienen que empezar a cambiar . Si no cambiamos por nosotros mismos la globalización nos hará cambiar.

Está demostrado que trabajar en equipo aumenta el desempeño e incrementa la motivación , trabajar en equipo implica adquirir una serie de habilidades ; como manejo de reuniones, comunicación interpersonal, aprendizaje, manejo de conflictos, entre otros.

Además trabajar en equipo significa valorar los diversos estilos de las personas, ya que no hay dos personas iguales, todos somos diferentes.

Muchas veces nos encanta trabajar con personas parecidas a nosotras, y nos alejamos de aquellas que tienen estilos diferentes. Entonces tomémoslo como un reto.

Si queremos ser consideradas como una persona profesional integrante de este equipo, asumamos también este reto, demostremos que sí podemos trabajar en equipo, compartir la responsabilidad de la Gestión de nuestras instituciones. Esto lo lograremos no solo diciendo soy una profesional , sino con conocimientos, actitudes y aptitudes, y en base a esfuerzo y dedicación, dedicación hacia el trabajo.

¿Cuál es el papel que la Asistente de Gerencia ejerce y cuáles son sus características?

Las modificaciones administrativas, productos de la globalización hicieron que el papel de la secretaria, Hoy Asistente de Gerencia, tenga como papel principal su trabajo en la organización como un todo, asesorando directamente a uno o más ejecutivos de su empresa, planea, organiza y dirige los servicios de secretaría; diseña e interpreta textos profesionales, (inclusive en otros idiomas); registra y distribuye expedientes, redacta la correspondencia y la despacha; también se encarga de planear, organizar y participar de visitas, reuniones y eventos; recepcionar visitantes; realizar contactos externos; facilitar la formación de equipos; mantener equipos motivados; facilitar el relacionamiento entre jefes y personal en general; intermediar las relaciones entre empresas, clientes externos e internos, coordinar informaciones.

Es Carrera Profesional?

La Asociación Nacional de Secretarias del Sector Salud, a asumido como uno de sus objetivos fundamentales, la profesionalización universitaria de la secretaria del Sector Salud, para ello viene realizando conversaciones con universidades del país. Sin embargo mientras vamos consiguiendo nuestros objetivos trazados, como es el de la profesionalización de la secretaria, nos queda la satisfacción de ser profesionales en la práctica, yaque más allá de los grados y títulos: SER PROFESIONAL ES HACER LAS COSAS CON EXCELENCIA

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